Cada vez mais, empresas buscam maneiras simples e menos burocráticas de fazer transações e administrar um negócio, em geral. O e-CNPJ é um documento que pode auxiliar as pessoas a alcançarem essa simplicidade.
Para quem ainda não sabe o que ele é e como é possível adquirir um, vamos explicar a seguir neste post! Continue lendo para descobrir para o quê ele serve e como ele pode ajudar a companhia no dia a dia.
O que é e-CNPJ?
Ele é a versão virtual do já conhecido CNPJ. Sendo assim, o certificado digital serve para identificar uma firma ou pessoa jurídica, o que possibilita que essa faça diversas ações pela internet de maneira mais segura, ágil e com um custo-benefício melhor.
Ele pode ser utilizado em diversas situações, como para manter contato com a Receita Federal e para simplificar transações entre parceiros. Mas, como ele facilita essas ações? É o que vamos ver no próximo tópico!
Quando usar o e-CNPJ?
Em um mundo analógico, seriam precisos, por exemplo, muitos papeis e assinaturas para fechar um contrato. Um responsável precisaria escrever na folha, repassar para o escritório do outro para que ele pudesse assinar igualmente e, só então, é que a parceria estaria firmada. Atualmente, se a empresa tiver um e-CNPJ, ela é capaz de assinar contratos e licitações digitalmente e com validação jurídica.
Além disso, o responsável pode conseguir certidões das Receitas Federal, Estadual e Municipal, e acessar os serviços do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da primeira, sem a necessidade de ir a uma unidade física. No e-CAC, você consulta os dados de sua empresa, como status de cobrança, situação fiscal, entre outros.
Outro ponto fundamental para as companhias é a emissão de notas fiscais eletrônicas. Para fazer isso, é obrigatório ter um certificado digital. Ainda não é exigido que as empresas realizem a atividade, porém esse é o planejamento para o futuro. Sem mencionar que é bem mais prático emitir uma nota fiscal eletrônica que manter os bloquinhos de papel.
Como o e-CNPJ identifica a pessoa jurídica, ele torna mais fácil uma situação que a maioria dos indivíduos tenta evitar: o reconhecimento de firma. O documento eletrônico garante a autenticidade das informações e, por isso, não é necessário ir até um cartório para ter a certificação.
Como foi dito, o certificado auxilia também na segurança das empresas. Um dos modos que ele faz isso é ao dar a alternativa de enviar e receber mensagens criptografadas dos parceiros.
Muitas vezes, as pessoas têm medo de mandar um e-mail, pois ele é facilmente hackeado. Caso o destinatário e o remetente tenham o e-CNPJ, eles podem trocar informações sem temerem pelo conteúdo da conversa. O mesmo vale para transações bancárias feitas digitalmente.
Em certos casos, para declarar informações para a Receita Federal, é obrigatório ter o documento eletrônico. Fazer a declaração de imposto de renda da pessoa jurídica, fornecer dados trabalhistas e fiscais, por exemplo, são atividades que exigem um e-CNPJ, porque elas devem ser realizadas pela internet.
Desta forma, pode-se observar que ter um certificado não é somente uma alternativa para facilitar o cotidiano, é indispensável para as instituições que não querem ficar obsoletas.
Duas variedades do certificado estão disponíveis no mercado. A seguir, veremos quais são elas e qual se encaixa melhor para a sua situação!
Quais são os tipos de e-CNPJ?
Existem dois modelos do documento eletrônico, o A1 e o A3. O primeiro deles é salvo e utilizado no computador e você pode criar uma senha de acesso para aumentar sua proteção.
Já o A3 é usado por meio de um cartão inteligente ou um token, o que traz mais segurança para o proprietário, porque lá ele é capaz de armazenar e administrar todos os seus dados sem precisar deixar guardado no computador. Esse tem mais chances de ser invadido, por isso o A3 é considerado mais seguro.
A validade do A1 é de um ano e a do A3 pode chegar a até três anos. Por essa razão, e pela proteção extra, o custo do segundo tipo é mais elevado que do A1. Quem decidir comprar um, no entanto, deve pensar não somente no preço do produto, mas nas vantagens e em qual está mais de acordo com os seus objetivos.
Como adquirir um?
Antes de tudo, é preciso informar quais são as características necessárias para poder garantir o seu e-CNPJ. Para adquirir um, a pessoa jurídica deve estar em atividade e inscrita no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). O tamanho da empresa não importa nesse caso, então, tanto grandes quanto pequenas instituições podem ter um.
Depois de se certificar que sua firma está de acordo com esses parâmetros, você deve procurar uma das Autoridades Certificadoras (AC) habilitadas pela Receita Federal ou as revendedoras dessas para fazer a solicitação do documento. Essas também são conhecidas como Autoridade de Registro (AR).
Por exemplo, o Serasa tem um certificado digital próprio que é o Serasa Experian, porém, para uma companhia poder vendê-lo, ela precisa ter autorização da marca. Por isso, quando for pedir um e-CNPJ, é fundamental pesquisar bem a empresa com a qual fará negócio e confirmar que ela tem a permissão para realizar esse trabalho.
Após fazer o requerimento e pagar o certificado, é a hora de validar seus dados. Para isso, o requerente precisa ir a uma AR e apresentar todos os documentos obrigatórios que são pedidos anteriormente.
Afinal, as Autoridades Certificadoras querem igualmente ter a certeza de que vão fornecer o cadastro para quem está de acordo com as regras delas. Depois desses três passos, você estará perto de conseguir administrar sua instituição com mais facilidade e menos burocracia.
Sendo assim, o tempo será melhor utilizado para gerir questões mais importantes dentro do negócio. Além disso, o responsável não pode se esquecer de renovar o certificado antes que a data de validade expire, para continuar usufruindo das vantagens do documento.
A boa notícia é que, para fazer a solicitação da renovação, o processo também é simples! Basta entrar na página da firma em que foi emitido o documento e assinar o pedido com a assinatura eletrônica.
Como instalar?
Dependendo do tipo de certificado, A1 ou A3, o modo de instalação é diferente. O do primeiro modelo é um pouco mais longo pelo fato de que o documento fica armazenado no próprio computador.
Para instalá-lo, é obrigatório fazer o download do Assistente de Instalação na página da Autoridade Certificadora e, em seguida, reiniciar o equipamento. Depois, abra novamente o arquivo que foi baixado e clique nessas instruções: Instalar e Armazenamento em Computador (A1).
No posto de atendimento, quando for validar seu pedido, você receberá um protocolo e senha de emissão. Eles devem ser inseridos nesta etapa da hospedagem do produto. Então, aparecerá o botão de teste, no qual você deve clicar e aceitar o Termo de Recebimento. Depois disso, faça um backup e crie uma senha própria para ele.
O seu A1 já está pronto para o uso! Contudo, lembre-se que isso é válido para um computador Windows. Se o sistema for um Linux ou MAC, será preciso instalar a mercadoria em uma máquina Windows, exportar e importar para o outro equipamento.
Já o A3 tem um procedimento distinto, pois ele vem em forma de um USB ou cartão. A instalação será feita de acordo com o modelo de dispositivo usado. Há mais de um token que é permitido utilizar, e cartão também. Então, para descobrir qual é o seu e como ele deve ser utilizado, o mais adequado é conferir no site da empresa escolhida.
O que mudará é o tipo de arquivo que você terá que baixar no computador para que ele leia os dados do USB ou do cartão. Na página do certificado, você deve informar qual é o seu dispositivo e o sistema operacional do seu computador para que a marca indique o tipo de arquivo que tem que ser baixado.
Em alguns casos, é possível fazer o download de um manual de instruções. Após a instalação, não se esqueça de conectar o leitor de cartão ou token na máquina e esperar a identificação. Assim como no procedimento do A1, é imprescindível fazer o teste de funcionamento quando o processo acabar.
Além da instalação, é indicado que o navegador da máquina seja capaz de gravar os cookies quando os serviços relacionados ao certificado forem efetivados para que eles funcionem perfeitamente. Por exemplo, quando for consultar seu status na Receita Federal, garanta que os cookies serão guardados.
Com tudo funcionando da maneira correta, as ações de sua empresa tomarão menos tempo e suas atividades no mundo virtual vão trazer economia e segurança para você e seu time. E a melhor parte é que tudo estará validado juridicamente!
Em um mundo em que a internet está se tornando o centro das transações, obter o seu certificado digital é essencial para facilitar o seu dia a dia e para que seu negócio se atualize juntamente às outras companhias. Depois de aprender sobre o e-CNPJ, você já sabe qual modelo vai utilizar em sua firma? Para ler mais sobre serviços financeiros, consulte o nosso blog!
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