Gestão de custos: guia definitivo para organizar as finanças da sua empresa

gestão de custos
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Você trabalha todo dia em busca de melhorar as finanças da sua empresa, mas parece que fica sempre no mesmo lugar? É bem verdade que, se pensar bem, verá diferenças gritantes de hoje para o início do seu negócio. Ainda assim, é possível aprimorar algumas atividades, e uma delas é a gestão de custos.

Tudo começa com saber separar os custos pessoais do dinheiro da empresa. Se você ainda mistura os dois, saiba que precisa fazer essa separação já! Esse é o primeiro passo para ter sucesso e gerenciar as finanças de modo saudável.

Ainda existem outras boas práticas, mas é claro que eu não poderia entregar todo o segredo para você sem explicar direitinho, não é mesmo? 😉 É por isso que criei este guia definitivo para organizar a gestão dos custos da sua empresa.

Que tal saber mais e começar a aplicar as ideias a partir de hoje?

Entenda quais são os custos fixos e variáveis da empresa

Os custos fixos são aqueles que você precisa pagar todos os meses, qualquer que seja a sua produção ou seu nível de vendas. É o caso de aluguel e internet, por exemplo. Por sua vez, os variáveis são os valores que incidem conforme o ritmo da empresa. Por isso, são inconstantes, como as comissões e o pagamento a fornecedores.

Essa explicação, apesar de correta, ainda é simples. Existem muitos outros aspectos que você precisa conhecer para entender o que são custos fixos e variáveis. Para facilitar, vou começar nossa jornada pelo gerenciamento de gastos de forma mais detalhada. Vamos lá? 🙂

Custos fixos

Esses gastos são aqueles que precisam ser pagos todos os meses. O valor pode variar, mas sua quitação é fixa — daí o nome desse tipo de custo. O que o diferencia é o pagamento recorrente, qualquer que seja seu nível de produção ou de venda. Estão enquadrados aqui:

  • aluguel;
  • serviços de segurança e limpeza;
  • plano de internet e telefonia;
  • folha de pagamento;
  • mensalidade de um software de gestão.

Perceba que, se você fechar a sua empresa no final do ano, por exemplo, ainda terá que pagar o aluguel. A mesma coisa acontece com os serviços de limpeza e segurança, e o software de gestão, que são cobrados a partir de uma mensalidade. A folha de pagamento também é paga, ainda que todos estejam no recesso. E o plano de internet e telefonia tem cobrança de um valor fixo.

Em outras palavras, você terá que pagar essas contas, não tem jeito. Mas o valor pode mudar com o passar dos meses. A cobrança pode sofrer reajuste, água e luz dependem do consumo etc.

Custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles pagos somente quando sua empresa vende ou produz mais. Por isso, seguem o ritmo do negócio e sofrem muitas alterações com o passar do tempo. Aqui, a mudança não é apenas de valor, mas também de cobrança.

Isso significa que o valor pode ser menor ou maior, conforme a produção ou as vendas, ou até deixar de existir. Alguns exemplos são:

  • contas de água e luz, quando a produção ou a venda está relacionada a esses gastos;
  • pagamentos de comissão aos vendedores;
  • compra de matérias-primas e insumos.

Assim, se você fechar sua empresa por alguns dias, será cobrada apenas a taxa mínima de água e luz. Os vendedores receberão o salário (folha de pagamento), mas não a comissão — afinal, não venderam. As matérias-primas e insumos deixarão de ser necessários.

O que acontece, por exemplo, quando são feitas horas extras? Também entram como custos variáveis, porque a demanda por esse período maior de trabalho depende diretamente dos pedidos dos clientes.

Assim, fica claro que, para um bom gerenciamento de custos, a classificação dos gastos precisa ser feita. Então, o que é ideal para sua empresa, considerando a saúde financeira?

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O recomendado é deixar os custos fixos mais baixos. Assim, quando há um período de menos vendas, você garante que todas as contas serão pagas e ainda poderá retirar seu pró-labore, ou seja, sua remuneração.

Em segundo lugar, vale a pena observar os custos variáveis, para saber se eles podem ser diminuídos. Com essa medida, você consegue aumentar sua margem de lucro.

Agora você pode estar perguntando: como diferenciar os custos fixos e os variáveis. Não existe uma fórmula mágica. A regra é pensar: “se eu fechar minha empresa por alguns dias, terei que pagar essa conta?”.

Se a resposta for sim, está na primeira categoria. Se não, está na segunda. Ressalto que essa dica não vale para possíveis parcelamentos, ok?

Confira como fazer um bom fluxo de caixa e reduzir custos

O próximo passo para uma boa administração de custos é fazer a gestão do fluxo de caixa. Esse termo se refere a uma ferramenta financeira que demonstra como está a saúde do seu negócio. Por isso, é um instrumento estratégico, que consiste na anotação de todas as entradas e saídas de recursos.

De modo simples, a ideia é anotar todo o dinheiro que entra e sai para saber qual é o valor em caixa, bem como quanto você tem para receber e para pagar nos próximos dias e semanas. A partir disso, um relatório com o resultado das operações pode ser criado para sinalizar se o negócio:

  • é sustentável no curto e no médio prazos;
  • pode fazer algum investimento, como ampliar suas operações, aumentar o mix de produtos, contratar um seguro de responsabilidade civil ou abrir uma nova unidade;
  • consegue honrar seus compromissos no curto prazo;
  • precisa de um empréstimo para empresas ou algum tipo de financiamento operacional para custear o pagamento dos valores necessários.

Existem várias formas de fazer o fluxo de caixa. Para a gestão dos custos, o melhor é elaborá-lo todos os dias e confirmar os dados. Se a empresa tiver contas muito complexas, faça uma vez por semana, pelo menos.

Além disso, faça a previsão para os próximos períodos — esse é o fluxo de caixa projetado. A ideia, aqui, é anotar os valores que você tem a receber, por exemplo, devido às vendas realizadas a prazo.

Assim, imagine que hoje é dia 26 de novembro de 2019 e você comercializou um equipamento de R$1.200 em seis vezes. A primeira parcela é paga em 30 dias. Assim, você deve anotar os recebimentos:

  • R$200 no dia 26 de dezembro de 2019;
  • R$200 no dia 26 de janeiro de 2020;
  • R$200 no dia 26 de fevereiro de 2020;
  • R$200 no dia 26 de março de 2020;
  • R$200 no dia 26 de abril de 2020;
  • R$200 no dia 26 de maio de 2020.

Assim, você já sabe que tem R$200 em caixa nesse dia — claro que isso depende de o cliente pagar, mas é uma projeção, lembre-se disso. 😉

Em seguida, registre todos os valores que tem para pagar nos próximos meses. Se tiver combinado uma compra a prazo do fornecedor no valor de R$2.000 em 30, 60 e 90 dias, anote:

  • R$666,66 em 26 de dezembro de 2019;
  • R$666,66 em 26 de janeiro de 2020;
  • R$666,66 em 26 de fevereiro de 2020.

Depois de cadastrar todos os valores empenhados, você verá como estão suas finanças. Se o seu caso fosse esse do exemplo, sabe que precisaria de R$466,66 no prazo de um mês ou teria que solicitar um empréstimo ou um financiamento.

Os erros do fluxo de caixa

A elaboração do fluxo de caixa é simples, mas existem alguns erros comuns. Eles atrapalham a gestão de custos e precisam ser conhecidos para serem evitados. Entre os principais, estão:

  • ignorar os acompanhamentos diários, o que gera perda de qualidade e de confiabilidade dos números;
  • falhar no controle das vendas, já que os pagamentos precisam ser classificados em à vista, a prazo ou no cartão;
  • trocar vendas por recebimentos, isto é, confundir os dois lançamentos. Para evitar, basta fazer a inserção dos dados de comercializações e pagamentos a prazo conforme a indicação que dei, ou seja, cada parcela no seu respectivo mês;
  • não categorizar receitas e despesas. O melhor é detalhar o fluxo de caixa para ter uma noção clara de como está a situação. Depois de listar tudo, faça uma análise vertical, para saber qual classificação tem mais importância, e outra horizontal, a fim de identificar reduções e crescimentos de cada uma delas;
  • ignorar a tecnologia, que mantém a veracidade dos dados e realiza vários processos de forma automática;
  • não verificar a situação atual, já que o fluxo de caixa serve para entender a saúde financeira do negócio e se preparar para possíveis desafios;
  • não organizar as finanças de modo estratégico, a partir dos insights obtidos com essa ferramenta.

Para ser eficiente, é preciso controlar o fluxo de caixa com precisão e lançar os dados de maneira correta. Mais que isso, vale a pena contar com um sistema de gestão, que vai analisar os custos e os recebimentos e indicar se é preciso parcelar contas, pegar um empréstimo facilitado, fazer compras de insumos no cartão de crédito etc.

Saiba a diferença entre fluxo de caixa e capital de giro

O capital de giro é o montante necessário para manter sua empresa em funcionamento. Ele é calculado pela diferença entre o ativo circulante e o passivo circulante. Ao fazer esse cálculo, você sabe se sua empresa tem capital suficiente para honrar seus compromissos de curto e médio prazo.

Achou esse conceito parecido à explicação do fluxo de caixa? Apesar disso, o capital de giro é bem diferente. Para entender, primeiro é preciso saber o que são ativos e passivos circulantes.

Um ativo circulante é um recurso empresarial capaz de ser convertido em dinheiro ou usado no prazo de um ano. É o caso de estoques, contas a receber, títulos negociáveis etc.

Por sua vez, um passivo circulante é a quantia que a empresa deve, por exemplo, contas a pagar, empréstimos contraídos, despesas acumuladas etc.

A diferença entre o ativo e o passivo circulantes geram o chamado capital de giro líquido, ou seja, o valor que você tem disponível em curto prazo. Quando ele está próximo de zero ou até negativo, você sabe que algo vai mal!

Para resolver seu problema, é preciso um empréstimo facilitado para empresas. O objetivo é conseguir a menor taxa de juros possível para financiar a operação de curto ou médio prazo.

Dois exemplos são o crédito com garantia de imóvel ou veículo, e o consignado. Como o primeiro tem um bem alienado e o outro é descontado na folha de pagamento, a transação tem menos riscos e, por isso, as cobranças são reduzidas.

Qual a relação entre capital de giro, fluxo de caixa e gestão de custos? O terceiro elemento tem como propósitos:

  • auxiliar no planejamento, no desenvolvimento e no controle das operações da sua empresa;
  • fornecer informações sobre a performance e a rentabilidade de várias atividades organizacionais;
  • subsidiar o processo decisório.

A partir disso, você percebe que o fluxo de caixa é necessário para obter dados sobre o desempenho do negócio e controlar as operações. Por sua vez, o capital de giro ajuda a tomar decisões sobre o que fazer nas próximas semanas ou meses.

Ao analisar essas variáveis e comparar ao gerenciamento dos custos, você sabe, por exemplo, se pode fazer um seguro online ou se é possível investir em uma tecnologia, como o e-CNPJ. Tudo isso sem comprometer a saúde financeira do seu negócio. Entendeu a importância dessa prática?

Veja como organizar o capital de giro pela gestão positiva de caixa

Gerenciar os custos de forma positiva é fundamental para garantir o capital necessário à sua empresa. A proposta é evitar um ciclo longo de conversão de caixa, ou seja, o período para ter dinheiro disponível ao fazer um investimento deve ser o menor possível.

Como conseguir esse resultado? Entre as respostas estão:

  • diminuir o intervalo de tempo do crédito aos clientes;
  • conversar com os fornecedores para negociar melhores condições de pagamento;
  • preservar o nível de estoque correto para reduzir os custos com matérias-primas;
  • gerenciar o caixa de forma adequada para diminuir os preços.

Todas essas medidas são necessárias para manter as reservas de dinheiro em equilíbrio. Isso é necessário, porque, em alguns períodos, você vai vender mais. Em outros, menos. Além disso, vale a pena:

  • reduzir os gastos: reveja os valores de custos e despesas em determinado período e identifique onde pode economizar;
  • buscar crédito a taxas de juros baixas: utilize as opções à disposição, como o empréstimo com garantia de imóvel;
  • saber a hora certa de contratar um empréstimo: use o dinheiro para resolver um problema rápido ou alavancar o negócio.

Tenha em mente que as opções a juros baixos servem para obter dinheiro rápido para fortalecer o seu capital de giro e honrar seus compromissos ou fazer um investimento. De toda forma, você nunca deve confundir os valores pessoais com os empresariais, como já citei. Assim, mantém o capital do negócio preservado.

Agora você sabe o que fazer para manter sua gestão de custos em dia, organizar as finanças da empresa e controlar os valores que entram e saem, certo? Então que tal arregaçar as mangas e colocar as dicas em prática? É provável que a situação seja diferente do esperado, mas sempre é possível melhorar, basta começar. 🙂

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